Event-Manager: Veranstaltungen clever terminieren

Bei der Planung von Veranstaltungen über den Adobe Connect Event Manager (Menüpunkt Veranstaltungsverwaltung) gibt es eine Besonderheit, die beachtet werden sollte. Diese ist relevant, wenn Veranstaltungen mit kurzem zeitlichen Abstand aufeinander folgen sollen.

Versucht man, Veranstaltungen mit weniger als 30 Minuten Abstand innerhalb desselben Adobe-Connect-Raums anzulegen, erhält man eine Fehlermeldung. Finden die Veranstaltungen aber in unterschiedlichen Connect-Räumen statt, können sie sogar nahtlos aneinander geplant werden. Endet Veranstaltung 1 in Raum 1 um 11:00 Uhr, kann Veranstaltung 2 in Raum 2 ebenfalls um 11:00 Uhr starten.

Muss man sich bei der Planung von kurz aufeinander folgenden Veranstaltungen in unterschiedlichen Räumen also gar keine Gedanken um die Übergänge machen? Nicht ganz. Es kann ein Problem entstehen, wenn die Veranstaltungen eben nicht nahtlos aneinander anschließen.

Hierzu zunächst ein Beispiel: Nehmen wir an, Veranstaltung 1 soll um 11:00 Uhr enden, Veranstaltung 2 um 11:30 Uhr starten. Wir terminieren die Veranstaltungen auch auf exakt auf diese Zeiten. So weit, so gut – aber es kommt oft vor, dass eine Veranstaltung nicht exakt auf die Minute zum geplanten Zeitpunkt endet. Wenn Sie tatsächlich überziehen, wird um 11:00 Uhr im Raum der Veranstaltung 1 der Hinweis erscheinen, dass die Session verlängert werden kann. Tun wir dies, erhalten wir eine Bestätigung über die Verlängerung – allerdings nicht wie gewohnt um 30 Minuten, sondern nur um 10 Minuten. Denn: Es ist innerhalb der nächsten 30 Minuten eine Folgesession in derselben Lizenz terminiert. Dadurch reduziert sich die Verlängerungsoption auf maximal 10 Minuten.

Technisch gesehen ist dieses Systemverhalten konsequent und leicht zu beschreiben: Wenn innerhalb von 30 Minuten nach dem Ende einer Veranstaltung eine weitere Veranstaltung in derselben Lizenz geplant ist, kann die laufende Session nur um 10 Minuten verlängert werden.

In der Praxis kann dies aber dazu führen, dass wir Sessionzeit verschenken, die wir durch andere Terminierung hätten nutzen können. Im Beispiel oben führt die beschriebene Terminierung (Veranstaltung 1 endet um 11:00 Uhr, Veranstaltung 2 startet um 11:30 Uhr) dazu, dass der Raum von Veranstaltung 1 um 11:00 Uhr für nur 10 Minuten verlängert werden kann, dann schließt der Raum. Zwischen 11:10 Uhr und 11:30 Uhr kann also keine Veranstaltung laufen. Diese 20 Minuten können nicht genutzt werden.

Die Lösung: vorsichtshalber die vorherige Veranstaltung bündig an die Folgeveranstaltung anschließen lassen. In unserem Beispiel würden Sie eintragen, dass Veranstaltung 1 erst um 11:30 Uhr endet (statt 11:00 Uhr). Dann startet, ebenfalls um 11:30 Uhr, direkt Veranstaltung 2. So kann die maximale Dauer, falls nötig, genutzt werden. Sollten Sie die Zeit nicht benötigen, hat dies auch keine negativen Auswirkungen.

Kurz zusammengefasst:

  • Veranstaltungen, die in engem zeitlichem Abstand stattfinden, wenn möglich in getrennten Connect-Räumen planen.
  • Bei der Planung immer die maximale verfügbare Zeit (bis zum Beginn der nächsten Session) eintragen, um keine Zeit zu verschenken.